Написати чек лист. Чек-лист як інструмент організації процесів. Правила складання чек листів
Здебільшого робота Діджитал-студії складається з рутинних процесів. Прийшов новий клієнт - провели комплексний аудит сайту і склали план робіт. У плані - SEO, рекламна кампанія в Ю Я, «медійка», управління репутацією ... І кожну з цих робіт треба проводити з однотипного, виведеному з досвіду алгоритму.
Щоб стандартизувати і автоматизувати роботу, ми в студії Solvintech використовуємо чек-листи.
Вони допомагають нічого не забути і ведуть за планом. Деякі роботи дуже об'ємні. Навіть якщо проводимо їх регулярно - щось можемо випустити з уваги, а це позначиться на результаті.
Чек-лист - це ще і докладний план роботи. Коли НЕ перескакуєш з п'ятого на десяте, не виникає плутанини і робота проходить швидше.
А головне - містять чіткі критерії якості роботи. У кожному пункті ми можемо позначити, який результат оптимальний, а який - неприпустимий. А заодно вказати всі проміжні варіації.
Відразу зрозуміло, що добре, а що - погано
Чек-листи можна підігнати під кожен вид робіт, який піддається стандартизації. Тобто майже під будь-хто. Але є складнощі.
Грань між робочим і нежиттєздатним чек-листом тонка
У випадку з чек-листами діє правило: вони повинні в усьому відповідати реальному процесу роботи. Якщо ця умова не виконується - чек-лист не буде працювати.
Приклад. Студія пропонує нову послугу - управління репутацією компанії в інтернеті. Це нелінійна послуга: хід робіт залежить від можливостей і ресурсів студії, там багато підводних каменів, неочевидних тонкощів. Найгірше, що можна зробити - скласти чек-листи формально. Якщо брати до уваги тільки теоретичні передумови - між чек-листом і реальним станом справ виникає купа дрібних протиріч. Співробітникам і керівникам доведеться постійно все узгоджувати і переробляти.
Відірвати чек-лист від життя можуть завищені вимоги, недбала опрацювання змісту, пропуск важливих моментів. Тоді він стає непридатним інструментом. Це все одно що забивати шурупи молотком.
Яким повинен бути хороший чек-лист
Треба пам'ятати дві речі:
- Ваше завдання - створити злагоджений механізм, коли кожен співробітник розуміє, що і як робити поетапно.
- Всі пункти чек-листа повинні бути взаємопов'язані. Не можна накладати в таблицю все підряд без виразної системи.
Щоб створити робочий чек-лист, потрібно спершу розкласти кожну з операцій на складові. Випишіть всі дії, які ви робите, аж до самих малозначущих. Можна зробити це в майндкарте, а потім оформити в чек-лист - так зручніше.
- Структуруйте щодо дій. Наприклад, від простого - до складного, від загального - до приватного.
- Розділіть на окремі етапи. Для аудиту контекстної реклами етапи можуть бути такими: перевірка налаштувань облікового запису, параметрів РК, груп оголошень і окремих оголошень, ключових слів.
- У кожному пункті - тільки одну дію. Якщо оцінюєте шапку сайту - випишіть окремі пункти про висоту шапки, наявність і розмір логотипу, інформативність, вид телефонного номера і т.д. Ключові дії можна виділити жирним шрифтом.
- Позначайте тільки конкретні дії і можливі (допустимі або неприпустимі) варіанти результатів, до яких вони призводять. Теорія не потрібна - чек-листи не для цього.
- Зробіть чек-лист максимально зрозумілим для співробітника. Використовуйте чіткі, лаконічні та ємні формулювання.
Приклад чек-листа в роботі
В ідеальному випадку зробити 10-20 типових чек-листів можна за пару днів, і побачити перші результати від впровадження вже на цьому тижні. Але так виходить рідко. Налаштуйтеся на те, що впровадження чек-листів буде довгим. Їх потрібно розробити (або скачати готові), протестувати на практиці. Швидше за все - кілька разів відредагувати. І остаточно затвердити тільки після того як вони доведуть свою ефективність.
Готові чек-листи
Нижче - кілька чек-листів, які ми склали і використовуємо в роботі кожен день. В основному вони регулюють універсальні процеси, де всі етапи приблизно однакові незалежно від специфіки бізнесу. Тому їх можна доопрацювати під себе, а можна використовувати як є. Зробіть копію документа і налаштовуйте під себе.
У чому робити чек-листи: Google Sheets і аналоги
Одна з наших таблиць
Зазвичай цей спосіб підходить для студій і компаній, в яких працює до 50 фахівців. В ідеалі - 20-30.
Аналоги Google Sheets:
1. Sitechco. Тут можна створювати чек-листи і групувати їх в рамках різних проектів. Ще є кілька готових «чит-листів». Ось наприклад:
Чек-лист для перевірки форми невалидности e-mail
Інтерфейс не найпростіший - треба витратити годину-другу, щоб розібратися. Зате функціонал хороший, а хмарна версія сервісу безкоштовна.
2. Чек-лист | експерт . Тут зручніше: реєструємося, складаємо чек-лист, користуємося. Всередині є непогані шаблони. Правда, в безкоштовної версії можна створити всього 10 чек-листів. А ось в платній - ділити листи на логічні розділи, додавати інтерактивні підказки при наведенні на кожен пункт, дивитися аналітику заповнення і використання, додавати відео. Все це корисно і коштує 450 руб / місяць.
Так виглядає частина інформаційного чек-листа щодо складання офферов в «Експерті»
Якщо мова йде про прості процесах (наприклад, про розміщення статті в блозі) - досить роздрукувати чек-листи і роздати їх співробітникам.
Таск-месенджери для чек-листів
Іноді таблиць Google і аналогів не вистачає. Якщо над проектом по одному і тому ж чек-листу працюють кілька фахівців, їм потрібно взаємодіяти: обговорювати завдання і виниклі складнощі, шукати шляхи вирішення. Краще, щоб робота і обговорення проходили в одному вікні.
У таких випадках допоможуть таск-месенджери. Ось найзручніші з них.
Wunderlist. Це сервіс-органайзер: тут можна ставити завдання на день (собі і співробітникам), робити нотатки, створювати чек-листи і тут же перетворювати їх в завдання з терміном виконання.
Якщо потрібно - додаємо мультимедійні дані, довідкові або методичні матеріали
До кожного чек-листу можна прикріпити кілька виконавців.
Надсилаємо запрошення - і робоча група зібрана
Trello. Ця програма, де кожного завдання відповідає своя картка. До кожної картці можна додати відповідальних співробітників, прикріпити документи, мультимедійні файли та чек-листи. Список для чек-листа можна копіювати прямо з таблички Excel.
Створюємо чек-лист, призначаємо відповідальних
Мінус один, але серйозний: немає вкладеності. Не можна додати варіанти відповідей по пунктам. Зате можна створити в кожній картці по кілька окремих чек-листів - кожен з них стане логічним блоком єдиного чек-листа. Або навіть зробити пунктом чек-листа цілу картку (картки тут можна групувати на окремих «дошках»).
Rovertask. Тут теж можна експортувати чек-листи в формате.xls. Прикріплюєте їх до завдання - і система сама розділяє кожен лист на окремі завдання. Співробітники беруть їх в роботу і виконують. Якщо потрібно - обговорюють якісь моменти в чаті. Чат автоматично створюється для фахівців, що працюють над конкретним завданням (керівник і клієнт теж можуть брати участь в обговоренні).
Це зручно: кілька кліків, і не потрібно розписувати все вручну.
Якщо кликнемо уздовж будь-яких завдань, з'явиться віконце з відповідною частиною чек-листа
Rovertask пропонує кілька готових чек-листів - з докладними поясненнями і прикладами використання.
якщо користуєтеся Мегаплане або Бітрікс24 - створюйте чек-листи прямо там:
Чи потрібні чек-листи вашої студії?
Чек-листи незамінні при масштабуванні. Їх потенціал розкривається, коли ви розширює: надаєте все більше послуг, проводите об'ємні, комплексні роботи. В чек-листах ви фіксуєте кращі (і вже відпрацьовані) практики для нових співробітників. Створюєте для них відправну точку в роботі.
Якщо ви працюєте маленької командою, не збираєтеся масштабироваться, а комплекс ваших послуг обмежений - ефект від чек-листів буде слабким. Майже всі процеси і так в головах у співробітників. Надлишку інформації немає. Тут стандартизація може виявитися зайвою. Чек-лист стане «ще одним папірцем», без якої і так було нормально.
Чесно відповідайте собі на питання: ви плануєте розширюватися? Якщо так - чек-листи вам допоможуть. Якщо зараз головне - втриматися на плаву, витратьте час на більш термінові справи.
Розробка чек-листів як нова послуга
Автоматизували роботу самі - допоможіть іншим. Коли упровадите чек-листи в студії і побачите результат, зможете робити те ж саме для своїх клієнтів. Адже ви занурюєтеся в їх бізнес і розумієте, як і що має працювати. Пропонуйте різні варіанти послуги:
- можна складати чек-листи на замовлення під кожен робочий процес;
- давати їх бонусом при укладанні угоди;
- брати на себе контроль за впровадженням.
Чек-листи - відмінна річ для стандартизації практично будь-яких процесів. Використовуйте їх, щоб масштабувати бізнес без провалів і осічок.
Встигнути зробити все, нічого не забути і ні в чому не помилитися! Ви будете здивовані, але саме з подібними думками лягають спати або встають вранці багато сучасних людей. Які тільки методи і засоби не використовуються для підвищення професійної та особистої продуктивності. Хтось ставить будильники і нагадування на особистих електронних пристроях, хтось «по-старому» обклеює все навколо себе різнобарвними стікерами. Але існує і один дійсно зручний варіант, який працює - чек-лист. Що це таке і чи всім підійде дане чарівний засіб?
Чарівні списки, перевірені в польотах
Вважається, що спочатку чек-листи почали використовуватися в авіації. Управління літаком включає в себе ряд виконання безлічі складних операцій в певній послідовності. І без системи нагадувань навіть досвідчений пілот з помічником може помилитися, а помилки в такій справі можуть нести тотальні наслідки. Саме тому в якості додаткової «страховки» авіаторам на кожен політ пропонується чек-лист. Що це? По суті, список, що складається з окремих дій, необхідних до виконання, в даному випадку організований в правильній послідовності. Так як даний інструмент ідеально працює в авіації, його взяли на озброєння і цивільні люди, професії яких далекі від авіаційних.
Кому будуть корисні чек-листи і для чого?
Щоденні системи нагадувань знадобляться будь-якій людині, що бажає підвищити особисту продуктивність. Тайм-менеджмент - це та галузь знань, основні принципи і техніки якої однаково успішно може використовувати і керівник, і починаючий підприємець і будь-яка домогосподарка. Змінюється тільки конкретика, так як у кожного виду діяльності своя специфіка. У стандартному своєму варіанті чек-лист - це перелік дій і завдань. Але якщо це необхідно, можна скласти його у вигляді списку якихось окремих предметів. Багато ведуть списки покупок - а це, по суті, теж чек-листи, так само як і будь-який кулінарний рецепт, записаний стовпчиком у вигляді набору компонентів з рекомендаціями щодо дозування. Між іншим, практично у всіх закладах громадського харчування такі нагадування висять на кухні для кухарів, щоб ті могли готувати швидше, користуючись підказками по вазі порції і кожного конкретного продукту, використовуваного в певному блюді. Найчастіше чек-лист створюється для однієї людини, але якщо певна задача буде вирішуватися групою осіб, список також виручить. В цьому випадку необхідно розбити справу / кінцеву мету на підпункти, кожен з яких буде виконувати один співробітник. Далі кожна задача закріплюється за певним виконавцем і при необхідності той розписує її для себе поетапно в особистому чек-листі.
Загальні правила складання
Якщо ви хочете стати продуктивніше і встигати більше без зайвої суєти, саме час спробувати скласти свій перший чек-лист. Такий план повинен мати чітку структуру і привабливий зовнішній вигляд. Бажано також дотримуватися тимчасову послідовність (відмовитися від неї можна, якщо всі завдання безстрокові). Уникайте довгих пунктів, бажано, щоб кожна задача полягала 3-4 словами, і обов'язково використовуйте дієслова. Як скласти чек-лист, який буде працювати? Все просто - виберете зручний для себе формат: папір, замітка в телефоні або файл на комп'ютері. Всього у вас повинно бути дві колонки, в першій буде записаний номер і сформульована сама задача, а в другій - ставиться відмітка в міру виконання. Фахівці радять не викреслювати зроблені справи, а саме позначати їх галочками або хрестиками.
Формулюйте завдання правильно
Для того щоб ваші чек-листи дійсно почали працювати, важливо навчитися правильно формулювати завдання. Справи, що виконуються регулярно, можна не розписувати на підпункти, а ось разові завдання і доручення бажано розбивати на підпункти. Наприклад: переговори з новими клієнтами бажано записати як мінімум з 3 позначками, виділивши для себе ті теми, які обговорити необхідно. Якщо ж вам необхідно відправити щоденний звіт, пишемо завдання одним пунктом. Обов'язково записуйте все, що ви дійсно можете забути. Для скорочення часу виконання справ можна також робити в чек-листі і розгорнуті позначки, наприклад, вносити контактну інформацію тих, з ким ви плануєте зв'язатися.
Деякі фахівці з ділового планування радять записувати в чек-лист завдання так, як ніби вони вже виконані. Відповідно писати не «треба зробити ...» а «... .сделано!». Це досить ефективний, з точки зору психології, прийом, однак до нього потрібно звикати деякий час. Зручно використовувати і систему маркування. Вибирайте найбільш зручний для себе варіант: Текстовиделітелі, підкреслення. Але постарайтеся не захоплюватися виділенням, інакше у вас вийде дуже строкатий і яскравий чек-лист. Заповнення списку справ слід вести одним кольором, а для виділення використовуйте не більше двох кольорів, відзначаючи дійсно найважливіше.
Не намагайтеся встигнути все
Популярний питання серед тих, хто тільки починає працювати зі списками справ: чек-лист - що це, план роботи на тиждень або щоденний? Довгострокові цілі і справи необхідно записувати окремо. Чек-лист же - це міні-список, розрахований на один день. Загальна кількість пунктів не повинно перевищувати 20. В іншому випадку ви або не впораєтеся або перевтомився, а ці обидва варіанти не мають нічого спільного з продуктивністю. Складання чек-листа може стати регулярним вечірнім або ранковим ритуалом. В кінці дня саме час переглянути свій список і зрозуміти, чи всі намічені справи були виконані в потрібному обсязі.
Перевірка обов'язкове
Отже, припустимо, ви закінчили складання свого першого чек-листа. Що ж робити далі? Все просто, тепер саме час уважно його прочитати і перевірити. По-перше, важливо дійсно нічого не забути і не упустити. По-друге, під час перевірки ви можете щось скорегувати і доповнити при необхідності. І тільки якщо вас все влаштовує, можна брати чек-лист в роботу. Постарайтеся не забувати вчасно ставити позначки про виконання справ. Якщо вам здається, що створення чек-листів - це довго і складно, поспішаємо вас переконати. Для зручності можна зберігати деякі шаблони, наприклад, списки для збору речей у відрядження, або основні завдання на кожен день (за умови, що вони повторюються). В середньому заповнення чек-листа займає не більше 10-15 хвилин разом з перевіркою, важливо тільки вибрати час, коли вас ніхто і ніщо не буде відволікати.
Інструмент для аналізу
Чек-лист - це не тільки інструмент для нагадування і підвищення продуктивності. Використовувати списки справ можна і в корпоративному середовищі. Керівник може становити чек-листи для своїх підлеглих і з їх допомогою відстежувати і контролювати процес виконання завдань. Стане в нагоді даний інструмент і в тому випадку, якщо ви тільки починаєте працювати над собою, шукаєте найбільш підходящі методики і варіанти розподілу денної активності. У цьому випадку також необхідно щодня перевіряти кількість або процентне співвідношення виконаних справ і невирішених завдань і далі формувати нову програму на наступний день на основі отриманих результатів. Виходить, що на питання: «Чек-лист - що це таке?» можна відповісти наступним чином: інструмент для підвищення і оцінки продуктивності.
Чи траплялося вам забувати що-небудь?
Наприклад, плавки в басейн або студентський?
Розгортаєш машину, лаєш себе останніми словами ... Упевнений, у кожного були такі моменти.
Сьогодні ми поговоримо про надійне засобі «щоб не забувати» - чек-листах.
Що таке чек-лист?
Це набір якихось дій, які потрібно виконати. Або предметів, які потрібно взяти. Плюс позначки, схеми, підказки.
Сенс чек-листа - не припуститися помилки. Уникнути форс-мажору і нервування. Дістати всю рутину з голови і перекласти її на папір.
Професійні чек-листи
Чек-листи прийшли до нас з авіації. Там ціна помилки - сотні людських життів.
Будь-пілот напам'ять знає, що йому потрібно робити перед зльотом. Проте пілоти все проганяють по спеціальним чек-листів. При цьому один перевіряє, а другий - перевіряє, як перевіряє перший.
Чек-листи використовують при будівництві, в медицині та інших областях, де неприпустимі помилки.
Авіаційний чек-лист, все англійською - це мова авіації:
Чек-лист перед хірургічною операцією:
Чек-листи в моєму житті
Я відкрив їх для себе недавно. Тепер не уявляю, як обходився без них весь цей час.
Речі, які я беру на футбольне тренування:
А це мій чек-лист щомісячної перевірки автомобіля:
На випадок відрядження:
Оскільки кожна відрядження має свої особливості, то цей чек-лист - просто шаблон, в який я додаю щось або видаляю.
Це мій чек-лист з написання статей для блогу:
Тут все: як зібрати ідеї, редагування тексту, оформлення та розкрутка.
Зауважте, що тут багато допоміжної інформації. Ось, наприклад, вказівка, якого розміру повинні бути картинки в тому чи іншому випадку:
А ось мій чек-лист для резервного копіювання та очищення комп'ютера:
Виконую його один раз в два тижні.
Все це постійні чек-листи. Іноді я створюю чек-лист для якогось разового заходу. Наприклад, якщо планую відпустку.
Як оформляти чек-лист?
- скорочуйте. Це не твір. Це просто набір пунктів. Чіткість формулювань! Простий словник! Завдання - щоб навіть при побіжному погляді ви вхопили суть.
- Видаляйте непотрібне. Включайте тільки те, що ви можете забути. Наприклад, в чек-листі з написання статей немає пункту «Увімкнути ноутбук». Я це зроблю і без нагадування.
- Виділяйте важливе. КАПСЛОКУ або жирним шрифтом. Головне - не переборщити. Одного-двох виділень на лист досить.
- Постійно редагуйте.Чек-лист повинен бути актуальним. Бачили мої правки олівцем? Ось. Коли правок стає багато, я друкую чек-лист заново.
Де зберігати?
На папері, в смартфоні, в Evernote ... Там, де вам зручно.
Можна навіть наносити чек-лист прямо на річ. Наприклад, я раніше використовував наклейки на ноутбук. Але це не прижилося))
Разом
Чек-листи - це просто і зручно. Це врятує вам купу часу. І нервів.
Чому про це не розповідають у школі? Замість безглуздих моралей типу: «А голову ти не забув?».
Чи траплялося Вам ловити себе на думці, що Ви повторюєте щось співробітникові не в перший раз? Або помічати, що при виконанні знайомого завдання співробітники роблять одні й ті ж прикрі помилки? Якщо так - тоді саме час доручити співробітникам складання чек листів.
Чек лист (Check list - контрольний список) - список, що містить ряд необхідних перевірок для будь-якої роботи. Відзначаючи пункти списку, співробітник може дізнатися про стан / коректності виконання цієї роботи.
Важливість чек листів важко переоцінити. Яким би досвідченим не був співробітник, в поспіху він може легко забути важливу деталь. Візьмемо, наприклад, поширену ситуацію - підготовка до участі у виставці. Це дуже дорогий захід. Одна упущена деталь - недруковані вчасно флаєра - може коштувати половини бюджету.
Чек листи можуть застосовуватися в самих різних сферах: існують чек листи для офіціантів, для пілотів, для маркетологів, для веб-дизайнерів.
Нижче правила створення чек листів, які допоможуть Вашим співробітникам створити корисний і якісний інструмент.
Правила складання чек листів
1. Один пункт - одна операція
Пункти чек листа - це мінімальні повні операції. Що це означає?
Замовити виготовлення візиток і і доставити візитки в офіс - це 2 різні операції.
Тому, в чек аркуші вони відображаються окремими пунктами
* Візитки замовлені
* Візитки доставлені в офіс
2. Пункти написані в позитивної формі
Метою чек-листа є перевірка готовності, тому краще складати пункти в позитивної формі - "замовлені, доставлені". Порівняйте формулювання "замовити візитки" і "візитки замовлені". Другий варіант вимагає більшої відповідальності.
3. Оптимальна кількість пунктів - до 20
Чек листи не повинні бути довгими. Оптимальна кількість пунктів - до 20. Якщо потрібно, краще розбити задачу на кілька етапів і скласти до кожного етапу окремий чек лист.
Приклад чек листа:
Ефективне впровадження чек листів
1. Тестування
Після складання чек листа, пройдіть подумки всі пункти разом зі співробітником. Допишите то, що було упущено. Розставте пункти в правильному порядку. Внесіть правки.
2. Оформлення
Чек лист повинен виглядати естетично - тоді з ним буде приємніше працювати.
3. Зручний доступ
Організуйте спільний доступ співробітникам до документів, щоб в потрібний момент їх легко можна було роздрукувати. Віддруковано вийшов список у вигляді таблиці (якщо чек лист заповнюється щодня).
Переваги використання чек листів
* Структурування інформації в голові співробітника. При записуванні необхідних дій, у співробітника чітко вимальовується потрібна послідовність завдань.
* Підвищення швидкості навчання нових співробітників. Не потрібно повторювати в сотий раз послідовність операцій. Досить провести короткий інструктаж і дати чек лист для самостійної роботи.
* Високий результат, зменшення кількості помилок. Як вже говорилося на початку статті, чек листи допомагають уникнути проколів і помилок через неуважність.
* Взаємозамінність співробітників.
Приклади корисних чек листів для бізнесу в інтернеті
Коментарі (13)
Сказати Вам, що я хочу у Вас працювати після ознайомлення з Вашими повідомленнями було б поспішно, але ... Я точно можу сказати, що якщо ЦЕ дійсно частина Вашої роботи, для мене буде честю попрацювати з Вами.
Відповісти
І запам'ятайте слова сказані більше 100 років тому.
«Ніяка інструкцiя НЕ может перерахувати всех обов'язків посадової особи, передбачити всі окремі випадки і дати вперед' соответствующiе указанiя, а тому панове інженери повинні проявити ініціативу і, руководствуяс' знанiямі своєї спецiально і користю справи докладати всіх усілiя для оправданiя свого призначення.»Ціркуляр' Морського технічного комітету № 15 од листопада 29 дня 1910 року
російська імперіяВідповісти
Рауан, Ви справедливо навели приклад ІНСТРУКЦІЇ.
І в ній є посилання (з користю) на чек-листи (п.15 Інструкції).
Так що Ви самі підтвердили, що мова йде про двох різних документах.
Див. Нижче мій пост про Чек-листах.Відповісти
Як кажуть військові на адресу цивільних осіб: "Якщо ви такі розумні, то чому строєм не ходите?")) Якщо задуматися, то за цими словами стоїть велика проста правда .. вона ж суконна .. вона ж домотканий (с)
Відповісти
Все це правильно. Але якось сумно. Давним давно, коли я був головним інженером, щось подібне зажадала від нас усіх наш директор. Називалося це "хронометраж робочого часу". Це з тайм-менеджменту як і те, що пропонується автором. Ефективність оне підвищує. Але геть вбиває креативність. Адже подумайте, Ви таким способом програмуєте всіх співробітників під свою власну технологію виконання завдання. А якщо она недосконала? Може у кого-то зі співробітників зможе народитися щось "проривна", якщо оно працює вільно. А чек-лист, на мій погляд - з розряду "я начальник, тому розумніший за мене може бути тільки вищестоящий начальник". Мені властиво вимагати від підлеглих тільки результат правильно поставленої і тлумачить завдання. Я "закидаю" завдання своєму колективу як "в чорний ящик". Але всередині цього "чорного ящика" обробка ведеться вже за технологіями цього самого "чорного ящика". Ну, природно, це не виключає зворотних зв'язків, коли незрозуміло щось, або ж є проблеми в рішеннях. Буває що і завдання сама по собі керівництвом ставиться нездійсненне. Або народжується якийсь кардинально інший варіант рішення. Моє ж завдання, як начальника, отримати дані, правильно "ввести їх в колектив", і транслювати готове рішення керівництва. Або грамотно обгрунтувати неможливість виконання. Але я намагаюся ніколи не втручатися в технологію. І створюю я свою технологію тільки в тому випадку, якщо сам беру на себе виконання завдання. Ось тоді, при бажанні, можу написати для самого себе щось подібне чек-листу ...
(сайт не працює).Важливим доповненням до чек-листів і інструментом фізичної, організаційної та психологічної безпеки в подорож, можуть бути копії всіх документів в комплекті разом зі СПЕЦІАЛЬНИМ СПИСКОМ.
Це СПИСОК телефонів страхових компаній, консульств Росії та поліції в країнах по маршруту руху, довірених осіб в Росії і всіх телефонів членів групи (основні номери і додаткові, російські та туристичні, а також пін-коди сім-карт). СПИСОК повинен бути у кожного члена групи завжди при собі, в затишному місці, разом з резервної сумою грошей, резервної банківською картою і КОМПЛЕКТОМ ксерокопій важливих документів. Копії списку і документів також повинні зберігатися в автомобілі, у відомому кожному члену екіпажу місці.
Пояснення щодо використання комплекту чек-листів
Цифри у деяких пунктів вказують на розділи конспекту Семінару, в якому обґрунтовано зміст пункту. У міру готовності окремих пунктів, ставте позначки у відповідному чек-боксі чек-листа: гурток - при підготовці; хрестик - при остаточній перевірці при посадці в машину. Виготовте рекомендована кількість не заповнених копій чек-листів з собою в дорогу. Заповнюйте (перевіряйте) чек-листи удвох.
1.Чек-листи для зборів в подорож:
1.1.Чек-лист документів 1.2.Чек лист медицини 1.3.Чек-лист техобслуговування автомобіля
1.4.Чек-лист інвентарю в машину 1.5.Чек-лист багажу пасажирів 1.6.Чек-лист продуктів
1.7.Чек-лист фінансів і грошей 1.8.Чек-лист зв'язку 1.9.Чек-лист доручень
2.Чек-листи для проходження кордонів
2.1.Чек-лист виїзду з Росії (СНД): межа і митниця 2.2.Чек-лист в'їзду в Шенгенську країну
2.3.Чек-лист виїзду із зони Шенгену в іншу країну 2.4.Чек-лист виїзду з Шенгену в СНД
2.5.Чек-лист в'їзду в Росію
3.Чек-лист будь-якого виходу з машини члена екіпажу на відстань більше прямої видимості
4.Чек-лист будь-якого виходу з машини всього екіпажу в повному складі
5.Чек-лист виходу з машини всього екіпажу на кілька годин або на день
6.Чек-лист повернення в машину 7.Чек-лист зупинки на нічліг 8.Чек-лист виїзду з ночівлі
9.Чек-лист на випадок ДТП 10.Чек-лист оренди автомобіля (отримання, повернення) 11.СПЕЦІАЛЬНИЙ СПИСОКВідповісти
Дізнався я про чекліст наступним манером. Коли я в перший раз працював над проектом однієї дуже (надто) великий західної корпорації, я був просто вражений рівнем панує там бюрократії. Папірці літали навколо мене, як метелика біля фіалок і незабудок, кожне прийшло електронного листа починалося зі слова ASAP і містило всю попередню переписку з даного питання з анотаціями та резолюціями, по самим незначним питанням потрібно скликати конференції. Головним же явищем цієї суспільно-політичного життя були різноманітні папірці (зазвичай досить об'ємні), на початку яких стояло слово checklist.
Я відразу ж їх зненавидів.
Більше третини мого часу я присвячував їх заповнення. Заповнивши, я ніс їх менеджеру, який з огидою їх читав, після чого ми вважали підсумковий бал, відправляли чекліст фельдкурьером, а отриману суму повідомляли буржуїни по телефону. Буржуїни говорили "Не дрейф, робята! Залишилося трохи ...", після чого влаштовували засідання години на чотири, після закінчення яких дзвонили самі і повторювали "Не дрейф, робята! Залишилося трохи ...". Мене рвало. Я ніяк не міг зрозуміти, навіщо їм вся ця нісенітниця.
Потім зрозумів.
Я зрозумів, що не можна отримати хороший результат, якщо сам не знаєш, що хочеш. А якщо знаєш, що хочеш, найпростіше написати папірець зі списком вимог і дати її виконавцю. Хай сам визначає ступінь готовності роботи. Більш того, ще краще дати кожній властивості готової роботи ваговий коефіцієнт (наприклад, "відсутність граматичних помилок - 4%"), і вважати роботу виконаною, якщо сума коефіцієнтів більше близького до сотні числа (наприклад, 97%). Завдяки цьому виконавцю не потрібно хвилюватися з приводу якості роботи - від нього вимагається тільки дотримуватися всіх викладених в списку вимоги, а замовник може швидко перевірити якість виконання, вибірково перевіривши окремі параграфи. І цей папірець називається чекліст.
Усвідомивши це, я теж став бюрократом ... :)
Відповісти
Відповісти
Загальні правила для співробітників офісу
1. Ваш робочий режим: Понеділок-п'ятниця: з 9-00 до 18-00 годин (обід з 13-00 до 14-00ч). Чи не спізнюватися і не відлучатися без поважних причин.
2. У робочий час виконувати свої безпосередні обов'язки згідно Посадовий інструкції (дивитися в папці).
3. Щогодини перевіряти робочу електронну пошту. Відразу ж відповідати на електронні листи, що вимагають негайної відповіді. За нетермінових повідомленнями відповідати у встановлені терміни. Доповідати керівнику, якщо за змістом послання є питання.
4. За що надходить документації (і паперовій та електронній) відразу ж приймати одне з таких рішень згідно проведеного інструктажу по тайм-менеджменту: 1) Виконувати негайно, 2) передоручити (за компетенцією), 3) Відкласти (встановити дату виконання), 4) викинути (переконайтеся, що це дійсно не потрібно).
Відкладені документи повинні бути виконані в строк.
5. Службові листи і паперові та електронні писати за зразком (дивитися зразки в папці).
6. Листи і телефонні або електронні повідомлення таких організацій як: податковий комітет, інші держ.органи, важливі постачальники або клієнти - відразу ж повідомляти керівнику.
7. Відповідати на телефонні дзвінки. З клієнтами розмовляти доброзичливо, намагаючись максимально зрозуміти і допомогти у вирішенні його проблеми, в той же час, дотримуючись інтересів нашої фірми.
8. Відкривати штори на вікнах вранці (після сходу сонця) і закривати штори ввечері (відразу після заходу сонця). Відключати комп'ютери, за яким ніхто не працює. Відключати непотрібні прилади.
9. Стежити за порядком в офісі. Світло в різних частинах офісу включати в разі потреби. Вимикати світло в туалеті, після виходу звідти. Сміттєві корзини не повинні переповнюватися і випромінювати неприємні запахи. Обідній стіл після використання приводити в порядок. Посуд мити і прибирати в шафу.
10. Робочі столи повинні бути чисті, документи складені в стопки, канцелярське приладдя повинні бути на своїх підставках, інструменти та приладдя повинні зберігатися в установленому для них порядку.
11. Шафи з документами (папками-швидкозшивачами) повинні виглядати точно так, як в затвердженою схемою. (Схему дивитися в папці).
12. Квіти та інші предмети декорації повинні міститися в необхідному вигляді (квіти потрібно поливати, портрети-плакати поправляти).
13. Всі предмети, взяті для короткочасного використання, повинні бути повернуті на вихідне місце або власнику. Стільці, взяті для розсадження клієнтів, повертати на свої місця відразу ж після відходу гостей.
14. Стежити за станом і схоронністю довіреного майна. Перевіряти баланс на службових та особистих телефонах, стежити за станом комп'ютерів і флеш-накопичувачів, за працездатністю локальної мережі та зв'язку з Інтернетом. Скайп і майл-агент повинні бути включеними. На онлайн-звернення відповідати по можливості швидко.
15. При виявлення проблем з технікою (наприклад, з принтером) діяти за відповідними чек-листів (дивитися в папці)
16. Фіксувати значущі події письмово: кому, коли, що було потрібно? Доповідати про всі події керівникові. Не приймати рішень з питань, що виходять за рамки ваших обов'язків (повноважень).
17. Предмети особистих захоплень, хобі (іграшки, худож.кнігі, і т.п.) не повинні знаходиться на робочих місцях. Чи не зловживати в робочий час заняттями не пов'язаними з виконанням посадових обов'язків (особисте листування в інтернеті, комп'ютерні ігри).
18. Вільно час (паузи в роботі) присвячувати читанню професійної літератури, вивчення нових способів виконання посадових обов'язків.
Відповісти
